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5 “空手”
进行说明不需要为了说明而制作资料
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在你的周围,有没有这样的人?
两手空空地走进上司的办公室,出来的时候他的提案就已经得到了上司的同意。
如果你也能做到这样的话,是不是会轻松许多呢?
事实上,这样的人都利用了一种叫作“PREP法”
的说明方法。
这是先说“结论”
,将自己的意见通俗易懂地传达给对方的方法,常用于提出方案或进行报告的时候。
&(结论)”
“Reason(依据)”
“Example(事例)”
“Point(结论)”
首字母的缩写。
具体的内容如下所示。
【PREP法】
P(Point,结论):先将自己想说的内容告诉对方。
R(Reason,依据):简洁地说明自己的依据。
E(Example,事例):列举具体的事例。
P(Point,结论):再次将自己想说的内容告诉对方。
请看下面这个示例。
部下:“课长,我有点事想找您商量,请问您有时间吗?”
上司:“当然,说吧。”
部下:“非常感谢。”
※接下来的内容就是PERP法。
P(结论):“我想和您探讨一下让两名员工共同完成工作的‘搭档制度’。”
R(依据):“最近经常出现有员工休息之后,因为其他人无法对应其业务,导致工作积压的问题。”
E(事例):“前几天就出现了这样的情况。
××因为感冒休息了几天,但ABC商事发来了订单,谁也没有及时地做出回应,给客户添了很多麻烦。
我调查之后发现,几乎每两三个月就会发生一次类似的问题。”
P(结论):“这样的话,我们就无法维护‘客户第一’的宗旨。
因此,我想到了让两名员工共同负责一个客户的搭档制度。
这样的话,不需要增加更多的成本,而且能够提高客户满意度和工作效率。”
大家感觉如何?
是不是把想要传达的信息都清楚地传达出来了?
采用这种方法,即便没有准备详细的资料,也可以说服对方。
在使用PREP法的时候,需要注意以下三点。
·用“一句话”
概括想要传达的信息。
·用“一句话”
概括相应的依据。
·说明具体的效果。
希望大家掌握PREP法,这样你可以节省大量的时间。
Point
如果不需准备资料也能使提案得到上司的同意,就可以极大地提高工作效率。
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